No es recomendable contar con mobiliario de oficina que presente deterioro o características que indiquen que es hora de hacer un cambio. Identifique cuáles son esas señales y cómo lograr la remodelación de forma exitosa.
Es común que en un espacio de trabajo se use el mismo mobiliario durante años sin percatarse de la necesidad de reemplazarlo. Como consecuencia de no hacer el cambio a tiempo encontrará un ambiente desorganizado, trabajadores con dolores físicos debidos al deterioro del mobiliario, un diseño incompatible con la imagen de la empresa o la presencia de muebles que ya no se adaptan a las funciones requeridas.
El mobiliario es necesario para llevar a cabo las labores diarias de una organización. Permite que los empleados puedan ejecutar sus tareas y les brinda, además, un aspecto único y profesional a sus espacios de trabajo. Escritorios, sillas, mesas de reuniones, muebles: todos tienen una función. Si no se cambian a tiempo, la productividad y el ánimo de los trabajadores tienden a disminuir.
Para que los empleados puedan trabajar con eficacia necesitan contar con un mobiliario adecuado y con un espacio de trabajo que los motive, tanto funcional como estéticamente. A continuación ofrecemos una serie de señales útiles para identificar cada cuánto se debe renovar el mobiliario o para saber cuándo es necesario cambiar los muebles.
1. Deterioro natural por el tiempo
Es normal que el mobiliario se desgaste aun cuando se haga el debido mantenimiento, pues cada pieza posee un tiempo de vida que varía según su uso y su calidad.
El uso constante y la exposición a factores como el polvo y la luz solar debilitan el mobiliario. Todo dependerá de cómo esté diseñada y configurada el área de trabajo.
Como ejemplo podemos observar que las sillas de escritorio ya no mantienen, con el paso del tiempo, la regulación deseada; que en los muebles comienza a notarse desgaste en el tejido o que algún armario o gabinete ya no cierra por daños en las bisagras. Todos son indicios de cambio.
2. Problemas de salud de los trabajadores
Ese mismo desgaste ocasiona que los trabajadores comiencen a sufrir dolores en la espalda y en los músculos o que padezcan del síndrome del túnel carpiano, entre otras molestias. Recuerde que los trabajadores pueden pasar más de ocho horas diarias sentados tras un escritorio.
Por ello es fundamental contar con un diseño de mobiliario ergonómico, confortable y de buena calidad para que la salud y la productividad del trabajador no se vean afectadas.
3. Falta de organización
Una oficina con un diseño desorganizado dificulta que los trabajadores se concentren y sean eficientes. A nadie le gusta laborar en un lugar desordenado o donde el mobiliario no tenga una orientación o un sentido claro. Esa incomodidad puede deberse a que los muebles se compraron poco a poco, sin obedecer a un patrón, porque no responden a las dinámicas de trabajo que tienen los colaboradores o a que el espacio no tiene un tema central, sino una desagradable mezcla de estilos.
4. El diseño no es compatible con la filosofía de la empresa
A la hora de diseñar y amoblar se debe ser coherente con los valores de la organización. Lo contrario ocurre cuando el color y el diseño de las piezas, y el orden en el que están dispuestas no coinciden con la identidad visual de la compañía ni con los valores que proclama. Si una empresa enfatiza estar a la vanguardia y al día con las últimas tendencias (tecnológicas o de diseño, por ejemplo), su mobiliario debe reflejar su prédica.
5. El mobiliario no se adapta a las funciones requeridas
Es momento de hacer un cambio si no hay diferencia entre usar un mueble u otro. Es decir, si una silla para reuniones se utiliza de igual manera que una silla para escritorio, sin respetar la diferencia existente entre sus funciones. O si el escritorio del trabajador ya no se adapta a sus necesidades porque no soporta objetos y necesita el uso de otros elementos para poder lograrlo. Por ejemplo, el uso de cajas para sostener una computadora o un monitor.
O quizá porque el mobiliario actual no favorece el trabajo en equipo, lo que elimina la posibilidad de que los trabajadores puedan ejecutar tareas en conjunto. Todas son razones más que suficientes y válidas para adquirir nuevo mobiliario.
6. No es amigable tecnológicamente
Es normal que el mobiliario se desgaste aun cuando se haga el debido mantenimiento, pues cada pieza posee un tiempo de vida que varía según su uso y su calidad.
El uso constante y la exposición a factores como el polvo y la luz solar debilitan el mobiliario. Todo dependerá de cómo esté diseñada y configurada el área de trabajo.
Como ejemplo podemos observar que las sillas de escritorio ya no mantienen, con el paso del tiempo, la regulación deseada; que en los muebles comienza a notarse desgaste en el tejido o que algún armario o gabinete ya no cierra por daños en las bisagras. Todos son indicios de cambio.
Qué tener en cuenta a la hora de remodelar el mobiliario
Ya se identificaron las razones por las cuales es necesario sustituir el mobiliario por uno nuevo. Ahora es momento de hacerlo realidad. ¿Qué se debe tomar en cuenta? ¿Por dónde empezar?
El primer ejercicio consiste en determinar qué actividades desempeñan los trabajadores. Para ello hay que identificar el tipo de negocio, la cantidad de empleados, las necesidades de la empresa y las dimensiones del espacio.
Tras haber recabado esta información intente seguir las siguientes recomendaciones:
- Seleccione un mobiliario de oficina que sea cómodo y que satisfaga las necesidades ergonómicas del personal. Es importante revisar que tenga capacidad suficiente para responder a las necesidades laborales del personal y que sea apto para las nuevas exigencias tecnológicas
- Considere las nuevas maneras de trabajar. Por ejemplo, cuente con piezas y espacios que faciliten el trabajo en equipo.
- Adquiera muebles ergonómicos para espacios que fomenten la dispersión del trabajador, tales como áreas libres y salas de descanso o de ocio, en donde pueda despejar la mente por unos momentos durante la jornada laboral.
- Procure que el mobiliario para zona social se adapte a su filosofía de negocio y al estilo que pretende adoptar. ¿Cree en las nuevas tendencias que se inclinan por espacios más abiertos, sin divisiones ni “territorios”? Ajuste el mobiliario según sus gustos por ejemplos con divisiones en espacios entre otros.
- Opte por mobiliario práctico y versátil. De esta manera podrá trasladarlo y adaptarlo fácilmente según la tarea.
- Tenga en cuenta que la calidad debe estar por encima del precio, finalmente si el mueble se daña al año, de nada servirá el bajo precio. Hágase preguntas tales como cuál es la mejor silla o mesa, o qué aspectos ergonómicos debería tener. Asegúrese de comprar mobiliario fabricado con materiales de calidad para que sea duradero.
- Elija escritorios que se adapten a las actividades que pretende realizar en él, si necesita que sea amplio o prefiere que sea más práctico y sencillo, así como sillas con reposabrazos y nivelador de altura. Verifique que se adapten a las dimensiones del área.
- Asesórese. Consulte tiendas especializadas en soluciones para la remodelación de espacios de trabajo, que le ofrezcan un amplio catálogo de mobiliario de oficina y respaldado por una buena reputación en el mercado.
- Tenga muebles de almacenamiento eficientes y practicos que ayuden a mantener el orden en la empresa.
- Opte por accesorios utiles que siempre brinden facilidades a los empleados como las tomas multiples entre otros.
Darle un nuevo aire a la oficina no es tarea sencilla. Si sigue estos consejos obtendrá más bienestar y productividad que con el mobiliario antiguo, que solo trae empleados descontentos y clientes que se pierden por la disonancia entre la filosofía del negocio y la imagen de la empresa.
