La oficina híbrida se suma a los cambios que las organizaciones adelantan como consecuencia de la transformación digital. En este modelo, muchos empleos ya no solo incluirán el teletrabajo, sino que el hogar del empleado se considerará como un espacio más de la red de oficinas.
En este sentido, las empresas deberán evaluar las áreas claves del negocio y decidir cuáles serán los momentos de encuentro presenciales en las oficinas.
Como efecto de la transformación digital, las organizaciones reflexionan hoy más que nunca sobre los modelos tradicionales de trabajo, en especial sobre el papel de la fuerza laboral y las oficinas.
La “oficina híbrida” es materia de estudio entre los analistas de las estructuras organizacionales y de las tecnologías emergentes, debido a su vinculación directa con las herramientas digitales colaborativas, la masificación de los teléfonos inteligentes y la expansión de la cultura millennial o nativos digitales.
La capacidad de esta generación para integrar la tecnología al trabajo es intuitiva. Esta condición ha obligado a las organizaciones a incorporar la vivienda del empleado en el ecosistema laboral, lo que ha dado paso al concepto de “fuerza laboral híbrida”.
Para la consultora Gartner, esta realidad es común a todas las compañías; en lugar de ser causa de inquietud, su aprovechamiento puede mejorar la agilidad y la resiliencia de las organizaciones, impulsar la competitividad y ahorrar dinero.
Las respuestas a dónde y cuándo trabajar, y si debe hacerse de manera presencial o remota dependen ahora del tipo de actividades, precisa un estudio de Gartner. (1) El modelo de la oficina híbrida llegó para quedarse.
¿Qué pasará con las oficinas?
La ola del teletrabajo se veía venir y será una práctica común. Algunas empresas como Almacenes Éxito y Sura han transformado sus oficinas al nuevo modelo híbrido de trabajo. “Las compañías que se empeñen en encerrar a sus empleados en sus oficinas de nueve a cinco como si fuesen hamsters en una jaula verán de manera invariable cómo su capacidad de atraer y retener talento se resiente”, escribía en 2017 Enrique Dans, reconocido investigador español de las tecnologías de información. (2)
El Observatorio de Recursos Humanos concluía en 2019 que los espacios sociales, al estilo de Silicon Valley, se estaban transformando debido a los nuevos modelos laborales, basados en “la ausencia de jerarquía, el estímulo a la creatividad y el emprendimiento por sobre el control de la presencia del empleado en su puesto de trabajo”. (3)
Lo que hizo la covid-19 fue agregar un elemento inesperado a los proyectos de “espacios inteligentes” y trabajo a distancia: la bioseguridad. Integrar personas, tecnología, arquitectura y mobiliario implica, ahora, pensar en retos de salud, adicionales a la productividad y la cultura empresarial.
¿Cuál es la situación actual?
Por una parte, muchos empleadores señalan que trabajar en casa está funcionando bien, que la productividad se mantiene e incluso ha mejorado, y que las empresas se preparan para que por lo menos el 25% de su fuerza laboral se quede en casa; tales son los resultados de una encuesta de la firma Mercer, citados por CNN. (4)
En la otra orilla, la opinión de los empleados tiene otros bemoles: el tiempo extra ganado por no tener que ir a la oficina se dedica a actividades improductivas y de ocio insatisfactorias, según concluye la revista Harvard Business Review, que entrevistó a 12.000 personas, citada también por CNN.
A ello se agrega que el salto abrupto al teletrabajo ha afectado la salud de las personas, que no solo coinciden en señalar que trabajan más horas en casa que cuando estaban en sus oficinas, sino que acusan malestares físicos para los que no estaban preparados.
La firma CBRE Research realizó recientemente una encuesta entre 126 ejecutivos inmobiliarios globales para saber cómo afectará la covid-19 la ubicación, el diseño y el uso de los espacios de oficina (5). La encuesta reveló algunas realidades en marcha: los ejecutivos esperan un trabajo más flexible; la oficina física seguirá siendo importante; las empresas ajustan sus portafolios de productos y servicios; y revisan sus estrategias sobre infraestructura de operaciones.
Qué pasa por la mente de trabajadores y empleadores ahora que el teletrabajo es una práctica común:
¿Cómo es el modelo híbrido?
Tomemos como referencia a Google, el modelo innovador por excelencia. El gigante tecnológico actúa ya en una doble dirección: al tiempo que abre sedes en varias ciudades, ofrece hasta mil dólares a sus empleados para que adquieran monitores, cámaras, sillas y otros tipos de muebles para trabajar en el hogar. (6)
Lo que busca Google es que sus empleados trabajen de forma cómoda y flexible, con puntos de contacto que permitan no solo mantener la cultura corporativa y verse la cara cuando sea necesario, sino reimpulsar el ideal de excelencia y acceder a los recursos de la empresa, señala Forbes.com. (7)
¿Es una idea que solo se puede imaginar Google? Un estudio presentado recientemente por CBRE Research prevé un modelo de trabajo en el que las grandes empresas tienen varias sedes, pero también oficinas satélites, oficinas de proyectos y espacios flexibles.
Un nuevo flujo para una nueva fuerza de trabajo híbrido
Las empresas del futuro tendrán una sede principal, oficinas satélites y nuevos espacios de trabajo como puntos de conexión.
¿Cómo adecuar el nuevo espacio de trabajo híbrido?
Por el momento los ecosistemas laborales deberán considerar a las viviendas de sus empleados como una extensión de las oficinas. De allí que el empleador, por intermedio del gestor de proyectos o de profesionales de la arquitectura, deba considerar al mobiliario empleado para trabajar en casa como parte de los muebles de la oficina.
Evaluar las mejores prácticas puede ser útil para desarrollar un modelo de oficina híbrida personalizado, que tome en cuenta las necesidades de los colaboradores, su ubicación y los costos para la organización.
De acuerdo con María Alejandra Meza, Directora de Mercadeo de Mepal mobiliario, para configurar la hoja de ruta o plano de la oficina híbrida, los arquitectos y coordinadores de proyectos deberán comprender las operaciones de la empresa y su cultura organizacional, para establecer prioridades y aprovechar las oportunidades del modelo híbrido.
En resumen, lo que los datos y los expertos muestran es que planificar un modelo híbrido de trabajo supone un diseño que permita a los empleados trabajar en varios sitios, desde ubicaciones remotas y poblaciones pequeñas hasta instalaciones tradicionales (oficinas, fábricas, locales, etc.).
5 pasos que toda organización debe considerar al diseñar un lugar de trabajo híbrido.
