El teletrabajo es una modalidad laboral, voluntaria y flexible, mediante la cual un colaborador usa herramientas informáticas que le permiten trabajar en cualquier sitio fuera de las instalaciones de la empresa contratante. Como modalidad de trabajo tiene sus propias consideraciones prácticas y legales.
A raíz del covid-19, millones de trabajadores en todo el mundo se refugiaron en sus casas y, desde allí, continuaron sus labores en la modalidad del teletrabajo. Para muchos es una experiencia nueva y súbita, para la que no tuvieron tiempo de familiarizarse a fondo con los conceptos, elementos, prácticas, deberes y derechos del trabajo remoto.
Fue una experiencia novedosa sobre todo en Colombia, que antes de la pandemia tenía solo 122.000 teletrabajadores, según cifras del Ministerio del Trabajo publicadas en 2018. Sin embargo, la ventaja de Colombia es que, antes de la pandemia, era uno de los países más avanzados de América Latina en materia de legislación para el teletrabajo.
¿Qué es el teletrabajo?
Es una modalidad laboral que permite a los colaboradores cumplir las actividades y los servicios demandados por las empresas mediante el uso de tecnologías de comunicación e información (TIC) fuera del típico ambiente laboral. No requiere la presencia física de los trabajadores en las oficinas. En Colombia, el teletrabajo se encuentra amparado y regulado por la Ley 1221 de 2008, y el decreto 884 de 2012.
¿Cuáles son las modalidades del teletrabajo en Colombia?
Existen tres modalidades de teletrabajo en el país, de acuerdo con lo establecido por el Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicación, en conjunto con el Ministerio del Trabajo:
- Teletrabajo autónomo:Todas las responsabilidades laborales se ejecutan a distancia. Aplica para trabajadores independientes y empleados que pertenecen formalmente a una organización.
- Teletrabajo suplementario: Son aquellos colaboradores que alternan el cumplimiento de sus funciones entre la oficina de la empresa y cualquier lugar fuera de ella. Generalmente teletrabajan al menos dos días por semana.
- Teletrabajo móvil: Teletrabajadores que ejecutan sus tareas con dispositivos móviles, a menudo por su tipo de actividad laboral. Esta modalidad supone que pueden ausentarse de la oficina con frecuencia.
¿Qué implicaciones tiene la adopción del teletrabajo en Colombia?
1. Implicaciones jurídicas
Jornada laboral
Los teletrabajadores no se someten a las disposiciones tradicionales de las jornadas de trabajo, de acuerdo con el artículo 60 de la Ley 1221 de 2008, sino que tienen mayor libertad para controlar su tiempo según su disposición, actividades y rutinas, en tanto cumplan las actividades pautadas.
Sin embargo, el contrato del teletrabajador exige que se establezcan los días y horarios en los que ejecutará sus actividades. Esto se hace para delimitar la responsabilidad del empleador en caso de accidentes de trabajo, para no invadir el espacio personal del trabajador en las horas establecidas como no laborables, y para evitar la asignación de cargas de trabajo excesivas.
El horario del teletrabajador debe incluir los descansos recreativos, creativos y culturales legalmente establecidos. El Ministerio de Protección Social es el organismo encargado de garantizar que el colaborador no se sobresature de trabajo.
Salarios
La remuneración del teletrabajador no debe ser distinta a la de un colaborador presencial. Incluso no puede ser inferior a la ofrecida por “esa misma labor, en la misma localidad y por igual rendimiento” a quien la ejecuta de forma presencial, según el artículo 60 de Garantías laborales, sindicales y de seguridad social para los teletrabajadores.
Seguridad social
Los teletrabajadores deberán estar inscritos en el Sistema de Seguridad Social Integral y en el Sistema de Riesgos Laborales. En lo que respecta a los riesgos laborales, las empresas son responsables de la salud y la seguridad de sus colaboradores remotos. Los representantes de la empresa deben visitar los lugares de trabajo de sus colaboradores remotos, para verificar que se cumplan las condiciones de seguridad requeridas (como la limpieza que evita el contagio de enfermedades), el buen mantenimiento de las instalaciones eléctricas (incluida la organización del cableado de los equipos), las condiciones ergonómicas del mobiliario de trabajo, así como las adecuadas iluminación y ventilación del espacio.
Servicios públicos
Las empresas reconocerán los costos asociados a electricidad y conexión a internet de los colaboradores.
Igualdad de trato y derechos laborales
Los trabajadores remotos tienen los mismos derechos y garantías laborales que el resto de los colaboradores y es ilegal desmejorarlos. Además de la remuneración y la seguridad social, se suma el acceso a la capacitación, los permisos de maternidad y el respeto a la privacidad e intimidad del colaborador.
2. Asuntos organizacionales y de cultura de trabajo
Definición de cargos y evaluación de perfiles
El departamento de recursos humanos deberá determinar qué áreas, equipos o puestos son adecuados para el trabajo a distancia; un elemento clave de la decisión es qué medida los procesos relacionados con el trabajo están digitalizados en alguna plataforma o nube.
Una vez cumplido ese paso, es oportuno evaluar los perfiles de los candidatos; para ello debe considerarse que el trabajo remoto implica alto grado de responsabilidad, aislamiento social y exposición a distracciones.
Confianza y responsabilidad
El éxito del trabajo a distancia depende de confiar en que los empleados harán su trabajo aunque no puedan ser supervisados directamente. Es un cambio de paradigma en lo que respecta a la evaluación del trabajador y a la definición de las jornadas. Ahora la relación entre ambas partes dependerá de la confianza mutua y de la responsabilidad del trabajador, que deberían hacer innecesaria, por ejemplo, la utilización de herramientas informáticas para evaluar cuánto tiempo pasa el colaborador frente a la computadora.
Desempeño por resultados, no por actividades
La evaluación de los teletrabajadores tiene sus peculiaridades. La clave está en evaluar el cumplimiento de metas o la entrega de resultados, más que la cantidad de horas trabajadas.
El cumplimiento de los objetivos con la calidad prevista y en los plazos acordados es una señal de que todo marcha bien
3. Seguridad informática
Garantizar la seguridad informática no es tan fácil cuando se trata del trabajo remoto. En las oficinas existen firewalls, se puede bloquear el acceso a ciertas aplicaciones y funciones, y todos los equipos tienen programas de seguridad informática.
En casa no existe el mismo control sobre los equipos. Sin embargo, desde las empresas se pueden diseñar algunas políticas para garantizar la seguridad informática aún en remoto, pero en definitiva mucho depende de la responsabilidad de cada trabajador.
En este sentido, estas son algunas recomendaciones que los teletrabajadores deben tener en cuenta para garantizar la seguridad de la información empresarial:
- Usar medios seguros para conectarse a la red de la empresa. Es importante que la red VPN de la empresa exija el uso de autenticación multifactorial.
- Utilizar los equipos destinados al trabajo, pues usualmente vienen configurados con las políticas y las aplicaciones de seguridad informática de la empresa. No se recomienda compartir los datos o la información del trabajo con equipos personales, como los ordenadores de la casa o los dispositivos móviles. Probablemente esos equipos no disponen de las últimas actualizaciones de seguridad.
- Asegurar que los equipos tienen instalados los más actualizados sistemas operativos, aplicaciones, herramientas de red y programas internos de la empresa. Además, los equipos deben tener protección contra malware y programas antispam.
- Utilizar solo aplicaciones de nube aprobadas para compartir y almacenar datos.
- Tener un equipo de soporte que ayude a los empleados a ingresar de forma segura a los dominios de la empresa. En este sentido, existen herramientas como Splashtop SOS o LogmeInRescue que se pueden configurar para permitir que el equipo de soporte acceda de forma remota a los equipos domésticos de los teletrabajadores y los ayude a configurar el acceso remoto.
En Colombia, las empresas deben suministrar las medidas de protección personal y seguridad informática de los teletrabajadores. Además, la empresa es la responsable de capacitar a sus trabajadores en el uso adecuado de las medidas e informar sobre los riesgos que tiene la mala o nula utilización de protocolos de ciberseguridad.
¿Cómo montar la oficina adecuada para el teletrabajo?
Las leyes establecen la disposición de un espacio de trabajo ergonómico de acuerdo con las siguientes parámetros:
Igual es importante tener en cuenta la iluminación y la ventilación del área escogida, y los demás elementos que forman parte del buen diseño de una estación de trabajo en casa.
Una inadecuada configuración del espacio se traduce en agotamiento físico, dolores musculares, sedentarismo, mala alimentación y bajo estado de ánimo, que no contribuyen en nada a la inspiración que deben tener los colaboradores mientras trabajan, lo contrario a un buen espacio de trabajo acompañado de buenas rutinas.
¿Cómo gestionar equipos de trabajo en remoto?
1. Definir una estrategia
Fijar objetivos en plataformas de cotrabajo que dispongan de evaluaciones de progreso es el medio ideal que permite a los colaboradores ver en tiempo real su desempeño. Tales plataformas los estimulan a mejorar sus resultados y a encontrar áreas de mejora.
Las plataformas de cotrabajo también ayudan a los colaboradores a adaptarse a la nueva modalidad, porque les permiten establecer prioridades, seguir el progreso de las tareas y cumplir plazos. La información de todas las tareas debería estar disponible para todos los colaboradores, como ejercicio de transparencia y de consciencia de las responsabilidades de cada quien.
2. Ofrecer apoyo emocional
Los líderes deben reconocer el estrés, las ansiedades y las preocupaciones de los colaboradores cuando trabajan a distancia. Escucharlos y preguntarles cómo les ha ido con el proceso les permite obtener información valiosa y sugerencias para mejorar las dinámicas de trabajo; también ayuda a los colaboradores a sentirse más inspirados y productivos porque sienten que tienen una organización que los respalda.
El uso de emoticones, mensajes o pequeños recordatorios ayudan a mantener una buena dinámica de trabajo. El objetivo es tener a los colaboradores comprometidos, felices y productivos.
Las hábitos que cada teletrabajador practique para mejorar su bienestar cognitivo, emocional y físico también les ayudará a ser más productivo.
3. Crear acuerdos
Establecer acuerdos en torno a la comunicación ayuda a mejorar la productividad de los colaboradores, porque estos entienden con mayor claridad sus responsabilidades y lo que está o no permitido.
Los acuerdos pueden alcanzarse en torno a, por ejemplo, los horarios laborales, el tiempo de consultas y las evaluaciones del avance de las tareas.
¿Por qué es indispensable mantener una oficina central?
Aunque la mayor parte de la plantilla de los colaboradores trabajen a distancia, varias razones hacen necesario que la empresa tenga una oficina física:
- Para la ejecución de las labores y actividades de los cargos que no puedan ejecutarse de forma remota.
- Porque usualmente en la sede física se mantiene la operación de las redes y de las infraestructuras de trabajo creadas para la modalidad remota, con un respaldo físico que constantemente se encarga de actualizar el sistema y garantizar su operación.
- Porque para muchos colaboradores son necesarias las interacciones humanas que ocurren en las oficinas. Incluso para quienes teletrabajan es útil tener la opción de ir un par de veces a la semana a la oficina, para cambiar de ambiente de trabajo o asistir a reuniones. Un escritorio puede promover un sentimiento de autonomía en los empleados y de satisfacción por el lugar de trabajo, de acuerdo con un informe de la firma mundial Savills. Por estas razones, las oficinas son el eje de las operaciones y las relaciones.
- Para resguardar la seguridad empresarial. Los trabajadores remotos pueden requerir unas especiales aplicaciones informáticas de seguridad y corren un mayor riesgo de comprometer inadvertidamente la red de un cliente. Los expertos en ciberseguridad señalan que es más fácil disponer mecanismos de seguridad informática en una oficina tradicional.
¿Cómo evitar conflictos legales y laborales?
Con la firma de un contrato de teletrabajo que cumpla las especificaciones establecidas en el decreto 1072 de 2015. Según este decreto, ambas partes avalan los compromisos del teletrabajo y garantizan su cumplimiento, al dejar por escrito los derechos y deberes del empleado y del empleador, y las dinámicas de trabajo mientras dure el contrato.
Ese contrato debe establecer, de acuerdo con el artículo 2.2.1.5.3 de ese decreto:
- Condiciones de servicio, medios tecnológicos y de ambiente requeridos, y forma de ejecutar el trabajo.
- Limites de la jornada del teletrabajo, en días y horas. Así se delimitan las responsabilidades en casos de accidentes de trabajo y se evita ampliar la jornada máxima legal. Además, con esa información la empresa sabe cuándo está disponible el trabajador.
- Definición de las condiciones en torno a los equipos electrónicos y de otro tipo que utilizará el teletrabajador, especialmente si el trabajador empleará equipos de su propiedad o la empresa se los otorgará en préstamo.
- Medidas de seguridad informática que el teletrabajador debe conocer e implementar para resguardar la información empresarial.
