La gestión documental es un reto para las empresas de todos los tamaños. No basta con guardar la documentación en un cajón, sino saber cómo acceder eficientemente y, sobre todo, mantener un correcto cuidado de los documentos. De allí la importancia de los muebles de almacenamiento.
El sistema de gestión de documentos es una de las partes más importantes de la estructura de una empresa. Aunque cada día se maneja más información digital, hay cierto tipo de información que aún debe estar almacenada en formato físico. Realizar un correcto almacenamiento evitará que los documentos se extravíen o se estropeen.
Además, es necesario garantizar que todos los empleados tengan acceso a la información en el momento oportuno y que todos los documentos se almacenen de forma segura. Por ello, es importante elegir muebles de oficinas adecuados que garanticen una gestión de documentos efectiva.
Hoy en día existen diferentes tipos de muebles de almacenamiento en el mercado que pueden ayudarle a gestionar sus archivos y documentos de forma eficiente:
¿Cómo escoger el mejor mobiliario de almacenamiento para oficinas?
Las siguientes son algunas de las características que debe buscar al comprar muebles de almacenamiento como archivadores, armarios de oficinas, bibliotecas, entre otros, para su sistema de gestión documental en función de sus necesidades:
- Tamaño: Debe asegurarse de que cualquier tipo de muebles de almacenamiento que compre se adapte bien a su oficina o lugar de trabajo sin ocupar demasiado espacio.
- Estructura resistente: El mobiliario debe ser lo suficientemente robusto como para soportar el peso de los archivadores y otros elementos colocados encima. Además, se debe tener en cuenta los materiales de fabricación para evitar el desgaste de los documentos por humedad y el gran volumen de papeleo, siendo el metal y el laminado las mejores opciones para este fin.
- Facilidad de acceso: todo mueble de almacenamiento debe permitir un fácil acceso a todos los archivos del sistema. Esto se puede conseguir con sistemas de almacenamiento bien diseñados (como cajoneras con bandeja de consulta, bandeja de accesorios, CD, folders colgantes, etc.) que permitan a los usuarios encontrar lo que necesitan rápidamente sin tener demasiados problemas para buscar entre todos los archivos.
¿Cuál es el mejor mueble de almacenamiento para la gestión documental?
- Archivadores
Si tiene un espacio más limitado, debe ser selectivo a la hora de elegir muebles de almacenamiento. Los archivadores bajos son una de las mejores opciones para este tipo de oficinas.
En Mepal, los archivadores de oficina de la línea ZEN se fabrican en múltiples configuraciones que se adaptan a los requerimientos de cada cliente: desde cajoneras móviles, cajoneras de dos gavetas más archivador o, por ejemplo, tres gavetas más archivador para documentos o suministros como bolígrafos y lápices en los puestos de trabajo. Asimismo, puede encontrar archivadores con cajoneras de cerraduras si se necesita más seguridad para almacenar información confidencial, como registros financieros.
Los hay de muchos tamaños, pero —en general— los archivadores (también conocidos como cajoneras de oficina) están diseñados para guardar documentos de tamaño estándar en los espacios de trabajo. Escoger un archivador adecuado, además del espacio disponible, también va a depender de las actividades que se realicen en ese puesto de trabajo. Por ejemplo, un escritorio ocupado por un trabajador con un cargo administrativo requerirá de mayor almacenamiento que un trabajador que maneja pocos archivos.
Por supuesto, el diseño de los archivadores también es importante. En Mepal, hemos trabajado con diseños personalizados que se adaptan a la identidad corporativa de nuestros clientes, que van desde lo más tradicional en texturas amaderadas hasta oficinas modernas y diseños minimalistas.
Para el proyecto de Interbel, se quería fusionar las dinámicas laborales de oficinas con un estilo más hogareño, por ello se utilizó mobiliario de oficina, incluyendo los archivadores, con cajoneras bajas con un diseño amaderado muy similar a lo que se puede encontrar en un hogar pero que, al mismo tiempo, cumplan con su objetivo de almacenamiento y versatilidad.
- Multiarchivos, sistema de archivo rodante
Este tipo de mobiliario es la opción con más volumen de almacenamiento en muebles de oficinas, indicada principalmente para aquellas empresas que tienen un uso extenso de documentos como despachos de abogados, consultoras, firmas de arquitectura y, en general, cualquier área de talento humano y gestión administrativa de una empresa.
Los multiarchivos de Mepal son un tipo de mobiliario de mayor tamaño (en comparación con los archivadores) de almacenamiento en forma de acordeón. Estas divisiones se cierran y se abren a través de una manija, permitiendo al trabajador buscar el documento. Gracias al diseño de los multiarchivadores, estos resultan especialmente útiles para las empresas con una gestión documental media a grande que quieren ahorrar espacios dentro de las oficinas.
En el interior del multiarchivador, existen 4 tipos de bandejas de almacenamiento para la gestión documental: bandeja de consulta, bandeja de accesorios, CD y folders colgantes que organizan mejor los documentos y papeles.
Nuevamente, para el proyecto Interbel, empresa de software en Colombia, se buscaba personalizar estas áreas de almacenamiento documental y, al mismo tiempo, ahorrar el mayor espacio posible. Para ello, se diseñó un multiarchivador con sistema rodante y acabados personalizados que permite proteger los documentos contra la humedad y tiene un diseño clásico o industrial.
- Lockers personalizables
En Mepal creemos que es igual de importante que los empleados eviten tener tantos objetos personales sobre sus puestos de trabajo que puedan generar distracciones o riesgos laborales”. De allí la importancia de fabricar lockers.
Los lockers de oficina contribuyen a mantener las pertenencias de sus empleados a salvo de robos o daños durante las horas de trabajo. También ayudan a las empresas a reducir el desorden alrededor de sus puestos de trabajo al guardar artículos personales como bolsos y maletines en un lugar seguro donde no puedan ser vistos por otros. Esto facilita que los empleados se concentren en su labor sin tener que preocuparse de perder o dañar ningún objeto importante mientras están trabajando razón por la cual el almacenamiento de muebles es primoridal.
En Mepal, este tipo de mueble de almacenamiento puede hacerse de diferentes tamaños y formas, dependiendo del número de empleados en cada empresa. Y, por supuesto, con un diseño adaptado a la identidad visual de cada oficina.
Por ejemplo, para el Proyecto Produbanco, se jugó con casilleros amplios de llave y candado solicitados por el cliente con acabados en color blanco con un estilo más moderno y minimalista.
Por otro lado, para el proyecto Colsubsidio, se apostó por lockers de menor tamaño, pero con un impacto visual más llamativo. Se eligieron colores entre blanco, grises y azules para darle un toque de más creatividad y dinamismo a la oficina.
Cuando se trata de la gestión de documentos, no basta solo con tener un cajón donde colocarlos. Se necesita algo más que muebles de almacenamiento: la capacidad de acceder a los documentos y trabajar con ellos de forma rápida y sencilla. En Mepal, reconocemos que la gestión documental de una empresa y, por tanto, el mobiliario de almacenamiento es importante para su éxito. Por ello, ofrecemos soluciones adaptadas a las necesidades individuales de nuestros clientes.
Todas estas opciones están diseñadas pensando en su área de trabajo y en las de su empresa. Encontrar muebles de almacenamiento ideales (como los archivadores, multiarchivos, armarios de oficinas, bibliotecas, etc.) para la gestión de documentos de oficina es un paso importante para crear un espacio de trabajo que fomente la productividad y la eficiencia empresarial.
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