Las oficinas de espacios abiertos u open-space office ya eran populares a principios de los años noventa. Pero desde que Google rediseñó sus oficinas principales en Mountain View en 2005, esta distribución espacial se ha popularizado.
Para Google las oficinas open-space aumentan la productividad y facilitan la interacción entre los colaboradores. Además, los trabajadores más creativos e innovadores requieren espacios para explotar al máximo sus capacidades, y un cubículo no es el lugar más adecuado.
No obstante, las malas experiencias y los estudios científicos revelan que los espacios abiertos no son ideales para todas las compañías. De hecho, hay ciertos mitos que hay que conocer antes de adoptar este estilo de oficinas. A continuación los presentamos.
Mito 1: Los espacios abiertos fomentan la interacción
Un estudio realizado por la Universidad Harvard encontró que en las oficinas de espacios abiertos la interacción cara a cara disminuía hasta en 73%, mientras que el uso del correo se incrementaba 67%.
Esto puede ser el resultado de que los empleados estén demasiado distraídos y luchan por mantener la inspiración, tanto que prefieren comunicarse por correo en lugar de conversar son sus colegas. O, por el contrario, de que se trate de empleados tan concentrados en su trabajo que no se levantan de su silla para no interrumpir su jornada. De cualquier manera, los datos indican que el aumento de la interacción parece ser solo una creencia.
Sin embargo, Ben Waber, CEO de Humanyze, una empresa de análisis de la conducta del personal en grandes compañías, cree que a pesar de la disminución de la interacción, los momentos en que se realizan descubrimientos o se encuentran soluciones pueden ser más frecuentes en este tipo de oficinas.
Waber sostiene que la interacción que más prevalece ocurre entre colaboradores de diferentes equipos de trabajo y no entre personas que trabajan en un mismo departamento y que se sientan en puestos cercanos.
La interacción entre departamentos puede ser beneficiosa para las compañías que crean productos innovadores y que, por lo tanto, requieren que equipos de diferentes áreas se comuniquen permanentemente. Sin embargo, por el mismo motivo, las distracciones propias de los espacios abiertos pueden afectar las labores. Una de las soluciones es incorporar a los espacios abiertos estaciones de trabajo en donde haya silencio y privacidad.
Mito 2: Las oficinas abiertas no afectan la concentración
El estudio de la Universidad Harvard concluyó que al menos la mitad de los empleados que trabajan en oficinas abiertas muestran una de las siguientes conductas:
- Se aíslan tanto como sea posible (con audífonos, por ejemplo) o
- Procuran parecer muy ocupados todo el tiempo.
Estas conductas muestran falta de concentración por parte de los colaboradores y su necesidad de crear barreras auditivas y visuales en ciertos espacios. Los trabajadores de Apple, por ejemplo, dijeron que el Apple Park, en California (la sede de la compañía a partir de 2017), no era el mejor lugar para trabajar, porque se veía como una oficina en la que no había privacidad y donde era muy fácil distraerse.
Hoy Apple Park luce diferente, pero cuando se inauguró era un gran salón con oficinas con mesas para seis u ocho personas. Estas pequeñas oficinas al estilo de salas de reuniones estaban delimitadas por paredes de vidrio; la posibilidad de mirar de adentro hacia afuera y viceversa era muy distractora. No había lugares para el trabajo individual y concentrado, como cabinas, mesas individuales o pufs.
La razón principal de la falta de concentración es el bombardeo sensorial en estos lugares. Todo se oye si no se disponen paneles y nubes deflectoras; y todo se ve debido a la falta de barreras visuales que den sensación de privacidad. Como resultado de la sobreestimulación, el cerebro se distrae y consume mayor energía, por lo que cada período de desconcentración aumenta la fatiga. En las oficinas de Apple sí había barreras, pero como eran transparentes afectaban la concentración de los trabajadores.
Mito 3: Una oficina open-space es solo un espacio abierto
Cuanto se desmiente este mito se comprenderá que las oficinas en espacios abiertos tienen muchas ventajas.
Un estudio publicado en el Journal of Environmental Psychology resalta que las oficinas open-space que brindan más beneficios son más que una gran sala con grandes escritorios: hay que incorporar espacios de trabajo aislados que propician la concentración y la sensación de privacidad.
Para Gemma Irving, profesora de la Universidad de Queensland, los cubículos y las salas de reuniones pueden incorporarse perfectamente en el open-space para que los trabajadores cumplan sus tareas con la máxima inspiración. Básicamente, se trata de comprender mejor el concepto de estaciones de trabajo: los colaboradores modernos requieren nuevos estilos de pensamiento y ejecutan diferentes tareas, y los lugares de trabajo pueden aumentar la inspiración según el objetivo que deban cumplir.
Irving considera que tareas como elaborar una base de contactos o un curso en línea pueden tener mejor resultado en una oficina abierta. Pero labores como programación, escritura, transcripción, cálculos matemáticos, diseño o dibujo se ejecutan mejor cuando los trabajadores tienen más privacidad.
Algunas oficinas combinan los espacios abiertos con diversas soluciones que inspiren a los colaboradores, tales como cabinas telefónicas, cubículos de trabajo individual o en parejas, o mesas grupales cerca de cafeterías donde se fomentan conversaciones informales y privadas.
El estilo open-space se ha convertido una tendencia de diseño con base científica. Es una manera de decir “aquí funcionamos diferente y hacemos cosas diferentes”. Sin embargo, no es un estilo que las empresas deban adoptar sin criterio propio. Al contrario, deben ajustarlo a sus requerimientos, de manera que los colaboradores encuentren espacios de todo tipo para los diversos momentos y actividades de su día de trabajo. Con el open-space las empresas quieren además transmitir el mensaje de que no existen los límites y que el diseño de las oficinas refleja su cultura organizacional.
