Configurar una oficina funcional es una tarea que requiere invertir tiempo, esfuerzo y capital. Como alternativa existe el servicio de renting, que le ahorra recursos a las empresas y les permite concentrarse en su negocio.
El trabajo remoto y los espacios de coworking han sido una alternativa útil para muchas empresas. Pero con el paso del tiempo, las organizaciones y los propios empleados han comprendido la importancia que tienen las oficinas corporativas.
Una oficina es más que un espacio para trabajar. Es un lugar que conjuga personas, tecnología, mobiliario corporativo y arquitectura, donde se impulsa innovación y se fomenta el sentido de comunidad y la cultura organizacional. No obstante, para las startups y las empresas en crecimiento, instalar una oficina desde cero puede ser muy oneroso en tiempo y dinero.
Si este es tu caso, el renting o renta de espacios corporativos es la solución adecuada: puedes rentar un espacio de trabajo completamente amoblado, con todos los servicios y adaptado a tus requerimientos específicos.
Ya sea que necesites una oficina para diez personas o para ochenta, con un servicio de renta de oficinas con alquiler de mobiliario encontrarás el espacio correcto. Lo mejor de todo es que desde el primer día podrás comenzar a trabajar.
Modelo de renta de oficina: ¿en qué consiste?
El renting, en general, es un contrato de alquiler en el que una compañía arrendadora ofrece un bien a otra empresa por un tiempo determinado. Se trata de un arrendamiento sin opción de compra que además de la cuota de arrendamiento se incluyen los gastos de mantenimiento y reparaciones, lo cual requiere una mayor inversión que un alquiler tradicional.
Aunque el renting es un modelo ampliamente empleado para vehículos o máquinas, en los últimos años se ha hecho popular para oficinas “todo incluido”. Se trata de un servicio integral llave en mano en el que las empresas, además de arrendar un inmueble, pueden adquirir diversos servicios relacionados con la gestión de una oficina, como adecuación del espacio, equipos tecnológicos, mobiliario, mantenimiento, servicio de aseo, etc.
Beneficios del modelo de renting de oficina
El renting de oficinas es un servicio que te ayuda con todos aquellos asuntos para los que no tienes tiempo. Es una práctica que se adapta a las necesidades de tu empresa, te elimina gastos y te permite concentrarte en lo que es realmente importante: hacer que tu negocio crezca.
Para entender mejor las ventajas de este servicio, hablamos con Ana Maria Campos, gerente comercial de MTS, una compañía que ofrece servicios inmobiliarios que acompañan a los clientes en todo el ciclo de vida del inmueble, desde su diseño y construcción hasta su comercialización con servicios.
Servicio integral
Configurar oficinas modernas es una tarea compleja que exige especialización y eficiencia. Debes saber cuántos metros cuadrados necesitas para alojar a todo el personal, pensar en la distribución del espacio, cuántos puestos de trabajo habrá, qué áreas comunes se añadirán, etc.
Con la renta de oficinas no tendrás que preocuparte por estos detalles: el servicio no solo incluye la renta de un espacio, sino también su adecuación a la medida de las necesidades de la empresa que lo ocupará.
Después de elegir el espacio, la empresa que presta el servicio de renting evalúa qué requiere el cliente y sus colaboradores. Posteriormente realiza los cambios necesarios en el espacio y lo dota con mobiliario ergonómico y adaptado a las necesidades de cada puesto de trabajo.
Es clave el trabajo de los expertos para adecuar el espacio. Es posible que los empresarios no sepan cómo configurar cada espacio de trabajo o cómo hacerlo de manera eficiente. Por tanto, no tener ayuda especializada pueden terminar con una oficina poco adecuada o que se quede pequeña en poco tiempo.
Transición más fácil
La transición hacia una nueva oficina requiere tiempo, esfuerzo y dinero. Según explica Ana María Campos, mudarse a una nueva oficina puede llevar mucho tiempo o requerir la contratación de mano de obra especializada en la instalación. Afortunadamente, este no es el caso de las oficinas con servicios.
Las empresas no tienen que invertir tiempo y recursos en la adecuación de oficinas, en la dotación del mobiliario corporativo, en activar los servicios para poner en funcionamiento la oficina, en el mantenimiento de las instalaciones, en el aseo o en la gestión de compras para insumos, etc. Con el renting basta con añadir servicios como si se tratara de un restaurante, según las necesidades de cada empresa.
Esto hace que la transición de una oficina a otra sea más sencilla, pues las empresas no tienen que encargarse de nada. Tras elegir el espacio y adecuarlo solo queda llegar a la oficina y empezar a trabajar.
Rentabilidad
Muchas empresas, sobre todo las startups, se enfrentan al dilema de alquilar o comprar un espacio de oficina. Ambas opciones exigen pagos mensuales y anuales, y además dedicarse a la remodelación y adecuación del espacio, pues casi siempre las oficinas se entregan en obra gris.
De acuerdo con Ana María, este esquema tradicional implica la puesta en marcha de diversas obras para poner los acabados de techos, paredes, pisos, etc. También hay que invertir en la compra de mobiliario, como escritorios y sillas, y de equipos eléctricos y electrónicos como televisores, aires acondicionados, luminarias, etc.
Adicionalmente, hay que hacer todo esto en el menor tiempo posible para que la empresa entre en funcionamiento en el corto plazo. Todo esto implica que las empresas deban destinar recursos propios.
Con la renta de espacios corporativos es diferente, pues las compañías pueden dedicarse a lo que saben: su core business. Asimismo pueden invertir su dinero en el crecimiento de su negocio y no en hacer remodelaciones que no producen ganancias a la empresa.
La oficina se adapta a ti
Otro de los beneficios del renting de oficina es que la empresa puede configurar un espacio a la medida de sus necesidades. A diferencia del coworking en el que las personas deben adaptarse a espacios preconfigurados, en este caso la oficina se adapta a lo que necesitas. Por ejemplo, si solo requieres un espacio con más salas de reuniones que puestos individuales de trabajo, puedes tenerlo.
Este tipo de oficinas aporta gran valor, especialmente ahora cuando muchos trabajadores han sido seducidos por el teletrabajo. Las empresas necesitan que sus empleados regresen a las oficinas, así que deben seducirlos con espacios flexibles, cómodos, seguros y funcionales.
El objetivo es lograr que las personas no solo regresen a las oficinas porque deban hacerlo, sino también porque quieran hacerlo. Con una oficina configurada a la medida de las necesidades actuales, los empleados pueden sentirse más animados para volver.
“Ahí comienza también la construcción de la promesa de valor para que las empresas, gracias a este servicio, puedan hacer que sus empleados regresen a su espacio de trabajo, y lo hagan tranquilos y felices. La clave es tener un gancho para retener a su talento”, afirma Ana María.
Simplicidad: única factura
El renting de oficinas con servicios también ofrece simplicidad, dado que las empresas pueden tener en una única factura todos sus gastos consolidados. Tendrán un único proveedor, de manera que será más sencillo controlar los gastos y evitar facturas sorpresas como compras de mobiliario, reparaciones de aire acondicionado, etc.
Cuando se tienen diferentes proveedores es normal tener muchas facturas (renta, administración, servicios públicos, aseo, consumibles higiénicos o de cafetería, etc.), lo que al final puede complicar el control de las finanzas.
Por esta razón muchas empresas realmente no saben identificar cuál es el presupuesto que necesitan en un año para el funcionamiento de las oficinas, sostiene Ana María. Pero cuando se tiene todo integrado en una única factura, con unos acuerdos de servicios claros y explícitos, es posible saber cuál es el gasto.
¿Qué empresas pueden beneficiarse de la renta de oficinas?
La renta de oficinas es un servicio adecuado para diferentes tipos de empresas. Sin embargo, según la gerente comercial del MTS, las organizaciones que por lo general encuentran más atractivo este modelo de negocio son aquellas que necesitan adecuar sus espacios sin necesidad de hacer una inversión inicial.
Asimismo, el renting es ideal para empresas que se trasladan de una oficina a otra, o que tienen una oficina y quieren transformarla para, por ejemplo, eliminar oficinas privadas y crear más salas de reuniones, de manera de adaptarse a un mundo empresarial en el que se necesita más trabajo en equipo.
La renta de espacios corporativos con servicios como alquiler de mobiliario también es adecuada para empresas que necesiten aumentar o reducir su nómina de colaboradores. En todo caso, se trata de conseguir espacios adaptados a las características únicas de cada organización.
Este tipo de solución permite delegar el trabajo de la configuración de los espacios de trabajo a expertos. Estos se encargan de todo y al final entregan un servicio integral de calidad. La empresa solo necesitará la llave de su nueva oficina, abrir sus puertas y empezar a trabajar. De esta manera se dedican a lo que mejor saben hacer: trabajar en su core business.
