Las empresas que combinan el trabajo presencial y la conexión remota deben adecuar sus espacios para garantizar la colaboración.
La forma de trabajar ha sufrido cambios drásticos durante la emergencia sanitaria causada por el coronavirus. Uno de ellos es la consciencia de que ya no hace falta estar todo el tiempo en la oficina para lograr buenos resultados. Esto no quiere decir que las oficinas vayan a desaparecer, sino que deben replantearse y migrar a modelos mixtos pensados para facilitar las interacciones entre quienes trabajan de manera presencial y en remoto.
La base de cambio es, sin duda, la tecnología; pero es mucho más que acondicionar una sala de videoconferencias o dotar al personal de computadores o celulares de última generación. El objetivo es más bien tratar que las interacciones entre los miembros del equipo sean cercanas y humanas a pesar de la distancia. Lo más importante es que la innovación se lleve a cabo sin olvidarse del activo primordial: las personas.
Humanización de la tecnología
Irónicamente, hasta ahora la tecnología pensada para acercar a las personas en muchos casos ha creado barreras. Participar en una reunión de forma virtual, por ejemplo, significa en ocasiones colaborar a medias, bien sea porque no se percibe con precisión quiénes asisten a la reunión o porque es más fácil hablar con quien está al lado. La sensación de cercanía no se percibe al otro lado de la pantalla. A esto hay que sumarle las fallas de conexión que cortan las conversaciones o la poca disposición de algunos colaboradores para encender las cámaras; el resultado es que las reuniones y más aún, las jornadas colaborativas que exigen mayor atención, como lluvia de ideas o workshops, se vuelven complicadas y poco efectivas.
Hoy las videoconferencias no están pensadas para el trabajo colaborativo, sino para que quien está lejos se entere de lo que sucede en la empresa. Las pantallas de las salas de reuniones están lejos de las personas y si quienes están en la sala están sentados en una mesa redonda, algunos darán la espalda a quienes se conectan en remoto o deberán girar sus sillas y perder el soporte de la mesa, lo que a su vez implicará dar la espalda a los asistentes presenciales. De allí la necesidad de repensar el diseño de las oficinas para adaptarlas a la mezcla de trabajo presencial y remoto. Esto exige más innovación y más humanización.
Créditos: Mepal
Adecuación de los espacios
Mobiliario: es necesario tener salas de trabajo de distintas dimensiones: las que permitan reunir grupos grandes con personas en la sala y a distancia, y las que alberguen encuentros entre dos o tres personas, una de ellas en remoto. De igual forma los espacios deben pensarse para que las jornadas de trabajo extensas sean cómodas: las reuniones largas requieren espacio suficiente para que los asistentes puedan ponerse de pie, caminar e interactuar. Esa misma sensación debe trasladarse a los sitios en los que se conectan los participantes remotos, lo que se puede hacer con mobiliario ajustable, ligero y fácil de mover que les permita participar mejor, gracias a una mayor cercanía y a mejores ángulos. Algunas consideraciones sobre este tema son:
- El ajuste de la altura de la silla y la cercanía de las pantallas en la oficina es fundamental: estar al mismo nivel y con la misma perspectiva de las personas que trabajan de manera remota fomenta la cercanía. Así todos podrán sentirse parte del equipo y saber que son tan importantes como cualquiera de los presentes.
- Las mesas redondas pueden cambiarse por mesas tipo media luna, que dan la sensación de que la otra mitad de la mesa está ocupada por las personas conectadas en remoto. El resultado será sinergia y colaboración.
- Los espacios deben ser flexibles y fáciles de transformar. Es la “reubicación inteligente”: los espacios deben poder acondicionarse tanto para la presencialidad como para la virtualidad y, por supuesto, su combinación.
Acústica: en las salas de reuniones de las oficinas de trabajo mixto el sonido es esencial para una comunicación efectiva. Por lo tanto, es fundamental:
- Instalar varios micrófonos omnidireccionales. Con ellos la participación será verdaderamente colectiva y nadie quedará por fuera.
- Colocar revestimientos en paredes y muebles que aíslen el sonido. Esto garantiza la privacidad y la buena calidad de las conversaciones.
Interactividad: si bien hoy se utilizan muchas herramientas para el trabajo colaborativo, hay actividades que son más diacrónicas que sincrónicas; el resultado es una sensación de lentitud en la consecución de los objetivos. Por lo tanto, es necesaria la inclusión de herramientas en las oficinas modernas tales como:
- Pizarras interactivas como Samsung Flip o Microsoft Surface Hub, que permiten trabajar simultáneamente y de manera colaborativa.
- Herramientas que permiten crear grupos y subgrupos virtuales y sincronizados, como Webex Training, con su opción de breakout rooms.
Las organizaciones innovadoras están conscientes de que las maneras de trabajar van a cambiar y que la combinación entre trabajo presencial y remoto será cada vez más común. Por lo tanto, es necesario adecuar los espacios de trabajo para fomentar la interactuación, construir equipos y mantener la comunicación cercana y, sobre todo, humanizada. Tal adecuación de los espacios podrá significar el éxito en momentos como este.
