Escucha al cliente, entiende su negocio, conoce su gente y diséñale la oficina ideal.
Diseñar una oficina es mucho más que considerar el espacio y las personas que la ocuparán. Todo arquitecto o gestor de proyectos debe tener en cuenta otros factores para diseñar o ambientar la mejor oficina para su cliente. Los espacios influyen en la inspiración de las personas; por ello, la arquitectura y el diseño tienen un papel protagónico en la dinámica de las organizaciones.
5 elementos que deben considerarse en el diseño de la oficina ideal
1. Tipo de actividades
Saber qué tipo de actividades se llevarán a cabo en la oficina permitirá disponer los espacios más adecuados. Horarios, número de colaboradores, características de la rutina laboral, días libres, cultura y momentos de descanso son elementos que un arquitecto o diseñador debe tener en cuenta; de ellos dependerá la cantidad de puestos de trabajo, los espacios de circulación y dispersión, y sus características. Algunas oficinas requieren puestos fijos, otras no; algunas favorecen los espacios compartidos y de interacción; otras los de trabajo individual y autónomo.
En una agencia creativa, por ejemplo, se deben incluir espacios para tormentas de ideas y elementos que promuevan los “juegos de innovación”. Se recomiendan colores como naranja, amarillo y verde, pues propician la creación de ideas y el pensamiento optimista.
En una oficina dedicada a las finanzas o los asuntos legales, serán necesarios los espacios cerrados en donde reinen la privacidad y la concentración, y los colores como blanco o azul, que inspiran tranquilidad y seguridad.
Las empresas que desarrollan actividades vinculadas a la sostenibilidad también requieren un diseño especial. Las oficinas son el reflejo de la cultura de las organizaciones; por lo tanto, hay que ser coherentes entre lo que se dice y se hace en cada rincón de trabajo. Ejemplos son el empleo de materiales reciclados y la adecuación de espacios para educar acerca de los desechos y el uso de los recursos.
2. Dimensiones del espacio
El tamaño del espacio siempre ha sido fundamental en el diseño de oficinas. Sin embargo, hay otras características importantes del espacio que tienen que ver con la dinámica de trabajo, de manera que haya equilibrio entre el espacio, las personas y sus actividades. En este sentido, el espacio total se debería dividir en espacios abiertos, cerrados y de atención a terceros; también se debería aprovechar la iluminación natural, la acústica, los accesos, la geometría regular o irregular del espacio, y la densidad de circulación de personas.
Las oficinas modernas tienen espacios multifuncionales con muros y muebles móviles, de modo que en determinados momentos pueden servir como ambientes de trabajo colaborativo o de socialización, y en otros como espacios de esparcimiento para realizar eventos.
3. Edades de los colaboradores
Actualmente los millennials (generación Y) dominan los espacios de trabajo. Sin embargo, algunas oficinas tienen una mezcla de generaciones. Esto exige que los ecosistemas de trabajo satisfagan las necesidades de todas las edades. La generación Z o centennials (más joven que los millennials) se está incorporando a la fuerza de trabajo. Se trata de un grupo más exigente y demandante que los millennials; son ordenados, frontales y claros, y se distraen con facilidad porque son nativos digitales; por ende, la concentración no es su fuerte.
En este sentido, es necesario ofrecer espacios que faciliten la concentración, y en los que la tecnología y el uso de dispositivos formen parte de la dinámica natural de trabajo.
4. Bienestar
La salud de los colaboradores se toma cada vez más en cuenta en el diseño de oficinas modernas. De este interés surge la certificación WELL®, que toma en cuenta aspectos como la calidad del aire, la sostenibilidad, la biofilia, el esparcimiento y la ergonomía. Es importante diseñar espacios con ventilación adecuada, sistemas para aprovechar responsablemente los recursos hídricos y eléctricos, elementos naturales como plantas o animales (jardines verticales, peceras, etc.), zonas de alimentación saludable, de socialización y entretenimiento, y área de juegos de mesa o videojuegos.
Los muebles de oficina ergonómicos son determinantes en el bienestar de los trabajadores. Por lo tanto se deben incluir mesas y sillas que garanticen una buena postura, que sean cómodos y livianos, y con alturas ajustables que se adapten a cualquier persona y que permitan trabajar de pie o sentado.
5. Tecnología
La tecnología es la gran protagonista en las oficinas de hoy: computadores con conexión a internet, almacenamiento en la nube, internet de las cosas, realidad virtual y aumentada, e inteligencia artificial. Es indispensable saber cuáles son los requerimientos tecnológicos del cliente y ofrecer espacios a la medida.
Así, por ejemplo, algunas oficinas regulan la luz y la temperatura con dispositivos móviles, y usan realidad virtual o tableros digitales para reuniones a distancia y dinámicas de trabajo colaborativo.
El diseño de la oficina ideal para un cliente exige escuchar bien cuáles son sus necesidades y tener en cuenta a qué se dedica la organización, cuánto espacio se va a utilizar, quiénes son los empleados, cómo es su cultura, cómo es la dinámica de trabajo, cómo se quiere satisfacer las necesidades de los colaboradores y de qué manera se usa la tecnología. Todo ello permitirá diseñar la mejor oficina posible para cada cliente.
