En el diseño de oficinas, como en la moda, no valen las tallas únicas.
Diseñar una oficina implica entender la dinámica de trabajo y los intereses de los colaboradores: al igual que la ropa, los espacios deben diseñarse a la medida del usuario y cuidar los aspectos tanto estéticos como funcionales. No valen las tallas únicas ni es útil seguir las últimas tendencias solo porque están de moda.
Las oficinas open space, por ejemplo, se han vuelto tendencia rápidamente. Quizá por ello muchas organizaciones las adoptan de manera apresurada, sin considerar si son funcionales o eficientes. En algunos casos, las open space, más que favorecer el trabajo colaborativo y la comunicación, incentivan a usar el correo electrónico o el chat; en otros, los espacios completamente abiertos son fuente de distracción y agobio.
Tecnología de vanguardia: la búsqueda de la eficiencia y la funcionalidad
Si bien ninguna empresa debe quedarse rezagada en materia de diseño de oficina, lo importante es analizar cuidadosamente cuáles son los aspectos de las últimas tendencias que se adaptan a las necesidades específicas de la organización; la idea es crear verdaderos espacios ad hoc. En este sentido, tecnologías como las siguientes son útiles para tomar decisiones acertadas:
- Internet de las cosas: mediante sensores se puede medir la ocupación de los espacios y el uso del mobiliario, de manera que se optimiza cada rincón de la oficina.
- Software especializados: con big data es posible analizar la información reunida por los sensores y facilitar las decisiones sobre el uso de los espacios y la satisfacción de las necesidades de sus ocupantes.
Un ejemplo de eficiencia tecnológica en la identificación de necesidades es Leesman Index, una herramienta de inteligencia de negocio que mide la satisfacción de los colaboradores en el ambiente de trabajo. Cuenta con una base de datos tan amplia que es posible realizar análisis comparativos entre empresas de cualquier parte del mundo.
La encuesta de Leesman Index registra las opiniones de los colaboradores sobre aspectos de la oficina tan variados como temperatura, ruido, calidad del aire, decoración, arte, fotografía y biofilia, entre otros. En 2019, 80% de los encuestados afirmaron que el diseño de los espacios de trabajo es importante y 53,3% manifestaron sentir orgullo por llevar un invitado a su oficina.
Las herramientas tecnológicas pueden ser de mucha ayuda para registrar el comportamiento de las personas en las oficinas y la dinámica de trabajo. El objetivo es diseñar espacios que, además de innovadores, sean funcionales e incluso contribuyan a atraer y conservar el mejor talento.
Diseño centrado en los colaboradores
En las oficinas modernas se busca crear ecosistemas innovadores que no solo favorezcan el desempeño y la inspiración de los colaboradores, sino que también promuevan el bienestar y la felicidad con diseños centrados en los usuarios y sus necesidades básicas, profesionales y de autorrealización. Por ello, la importancia de certificaciones como WELL y FitWel. En este sentido, a partir del principio de que los colaboradores son el centro del diseño, compartimos algunas tendencias que, además de actuales, son funcionales:
- Espacios multifuncionales: el diseño de oficinas debe tener un propósito, no solo ser bonito. Los espacios deben beneficiar a todos sus usuarios con sus distintas capacidades y necesidades. La ventaja de los espacios multifuncionales es que pueden transformarse para realizar múltiples actividades. Usualmente en ellos hay conexión entre los espacios interiores y exteriores, y emplean mobiliario flexible, ergonómico, ligero y ajustable. Estos espacios permiten el trabajo colaborativo en mesas amplias y en escritorios, que a su vez pueden transformarse en estaciones más pequeñas o ajustarse para convertirse en standing stations. También facilitan la privacidad con estaciones de trabajo individuales, estilo cabina telefónica o cápsulas, que pueden moverse de un lado a otro, para que el colaborador cambie de vista o de ambiente.
- Áreas recreativas: en vista de que se pone el foco sobre los colaboradores, en las oficinas se disponen espacios para la alimentación, el descanso y la recreación, con zonas de meriendas, cocinas, salas y áreas para juegos. El mobiliario en estas áreas recreativas es amplio y cómodo; se usan muebles grandes y acolchados con cojines, butacas y algunos accesorios decorativos que hagan sentir a los colaboradores como en casa. Los juegos cumplen un papel importante, pues si bien sirven para despejar la mente y salir de la rutina, tienen un propósito asociado al trabajo.
- Monocromía: el uso de un solo color se ha vuelto tendencia desde hace un tiempo. Sin embargo, es indispensable considerar la psicología del color a la hora de pintar los espacios de trabajo. Para un área de concentración y tranquilidad se usa el azul; para una creativa, el verde. También se puede jugar con diferentes tonalidades y texturas de los colores apropiados para cada área.
- Conciencia ambiental: las nuevas generaciones valoran cada vez más el aporte de las organizaciones al medioambiente y la sociedad. No se trata de que todo esté hecho y decorado con material reusado o reciclado, pero sí es importante crear conciencia y adecuar los espacios a la creciente demanda de ecosistemas más sostenibles. En este sentido la madera tiene un papel protagónico en paredes, pisos, techos y muebles; la biofilia también cobra fuerza, así como el interés en armonizar la naturaleza y la construcción. Otros elementos infaltables en las oficinas modernas son la iluminación natural y el uso de tecnología para lograr eficiencia energética e hídrica.
Las oficinas de 2020 incorporan la más avanzada tecnología y ofrecen espacios recreativos. Pero no se trata de poner juguetes para que las personas se entretengan; estos objetos, a pesar de que pueden resultar divertidos, deben tener una intención, como despertar la curiosidad o facilitar el cumplimiento de las actividades; es decir, deben estar orientados al trabajo. Lo importante es elegir las tendencias en diseño de oficinas que más se adecúen a la dinámica de cada organización. El objetivo es garantizar espacios trendy y funcionales a la vez.
